Wat is auditen?
Beursdeelnemers worden in toenemende mate kritischer bij hun media keuzen en besteden hun marketinguitgaven op basis van kwalitatief bereik en Return On Investment.

Het gebrek aan betrouwbare bereikcijfers en informatie over de effectieve werking van het medium Beurzen, dreigt bij de afweging van de inzet van media vaker in ons nadeel uit te vallen. Als professioneel medium kunnen we het ons niet veroorloven de noodzakelijke kwaliteitstap niet te maken, vandaar dat CLC-VECTA zich hard maakt voor ‘Auditing’. Er wordt gestreefd naar een onafhankelijk instituut naar het voorbeeld van het HOI, het Instituut voor media auditing, dat de oplagecijfers van dagbladen en vaktijdschriften controleert.

In afwachting van zo’n instituut hebben VNU Exhibitions, Ahoy Rotterdam en Amsterdam RAI er voor gekozen hun bezoekcijfers al te laten auditen door Ernst & Young Accountants.

Waarom auditen?
Auditing gaat over het controleren van cijfers en daarbij hoort een duidelijke set aan spelregels. Beursdeelnemers willen inzicht in bereikcijfers. Bovendien moeten ze onderling vergelijkbaar zijn. Bedrijven moeten ervan op aan kunnen dat er volgens dezelfde regels wordt geteld. Er is nog een argument; communicatiebureaus moeten beter toegang krijgen tot het medium beurzen. Ze kopen vierkante meters in op basis van eenduidige en heldere bereikcijfers.

Wat is de essentie?
In essentie is auditen in drie punten samen te vatten:
* Controle op de beweringen van één partij;
* Toetsing van deze beweringen aan normen aan de hand van verzameld bewijsmateriaal;
* Formuleren en publiceren van het oordeel.

Hoe gaat dat in zijn werk?
Ernst & Young voert de Auditing uit. Aan de hand van een aantal heldere criteria controleren zij de bezoekcijfers die de beursorganisator afgeeft. Het wiel gaan we niet opnieuw uitvinden. Wij hanteren de standaard die de UFI, the Global Association of the Exhibitions Industry, hiervoor heeft ontwikkeld.

Organisatoren die hun bezoekcijfers willen laten auditen moeten het volgende doen:
* Neem ruim op tijd contact op met Ernst & Young Accountants te Alkmaar (drs M.J. (Theo) van Putten, RA, +31 (0)88 - 407 92 00);
* Informeer vooraf je registratiebureau. Zij kennen de regels en weten hoe deze gegevens aangeleverd moeten worden bij de accountants.

Ernst & Young zal een aantal algemene controlewerkzaamheden ten aanzien van het gebruikte bezoekersregistratiesysteem uitvoeren en de toegangs- en kasprocedures beoordelen. Vervolgens zal Ernst &Young na ontvangst van de onderbouwende stukken van de te controleren beurscijfers, er naar streven binnen circa twee weken de controle af te ronden en een accountantsverklaring af te geven. De werkzaamheden vinden ten dele plaats bij de beursorganisatie en ten dele op het accountantskantoor. Altijd zal minimaal een testbezoek aan de beurs worden uitgevoerd.

Toepassingen
Be good and tell it. Het kwaliteitskeur kan communicatief maximaal worden benut. Natuurlijk tijdens acquisitiegesprekken met bedrijven die beursdeelname overwegen, maar ook in brochures, op de website en in persberichten en interviews. Hiervoor hebben we een speciaal keurmerk laten ontwikkelen dat je bij CLC-VECTA kunt opvragen.

In alle gevallen gaat het erom te laten zien dat je als beursorganisator professioneel met het medium omgaat en dat er geen sprankje onduidelijkheid bestaat over de afgegeven cijfers.

De kosten
De controle door Ernst & Young Accountants wordt uitgesplitst in drie delen:
* Jaarlijks zal een beoordeling van het bezoekersregistratiesysteem plaatsvinden;
* Eens per jaar zullen de algemene werkzaamheden, zoals in het bovenstaande genoemd, worden uitgevoerd;
* Per beurs zullen detailcontroles worden uitgevoerd, waaronder een testbezoek aan de beurs.

Aangezien de kosten van de bovenstaande werkzaamheden mede afhankelijk zijn van de opdracht (controle van bezoekers/bezoekenaantallen, aantal exposanten, bruto/netto beursoppervlak), de kwaliteit van het bezoekersregistratiesysteem en daarmee per beurs kunnen verschillen, kun je hierover contact opnemen met Ernst & Young Accountants te Alkmaar (drs. M.J. (Theo) van Putten, RA, op +31 (0)88 - 407 92 00).

Wat moet een organisator aan gegevens overleggen?
Voor betaalde beurzen moeten andere gegevens worden overlegd dan voor niet-betaalde beurzen. In grote lijnen komt het hier op neer:
* Bezoekersaantallen gespecificeerd naar dag en soorten bezoekers/kaarten;
* Statistieken van de beurs met daarin minimaal de volgende gegevens:

• Bezoekerssoorten;
• Tijdstip bezoeken per datum;
• Voorregistraties en ´niet op komen dagen´, registraties ter plaatse/ voorregistraties ´wel op komen dagen´;
• Voorregistratie en bezoekgegevens.

* Statistieken van de voorgaande keer dat dezelfde beurs is georganiseerd
Database waarin alle bezoeken zijn geregistreerd
In geval van combinatiebeurzen aangeven hoe en of de overloop is geregistreerd indien de bezoekersaantallen van de afzonderlijke beurzen dienen te worden gecertificeerd
* Ten aanzien van de geldstroom zijn de volgende gegevens benodigd:

• Specificatie per organisatie waar gelden van worden ontvangen
• Creditfactuur/specificatie van betreffende organisatie
• Dagafschrift waarop ontvangen gelden zichtbaar zijn
• Uitdraai uit grootboek waarin verantwoording van de gelden zichtbaar is

* Getekende verantwoording van het aantal bezoekers/bezoeken. Betreffende verantwoording zal als bijlage bij de accountantsverklaring worden opgenomen en gestempeld.

Informatie & Contact
Informatie over de mogelijkheden van auditen is verkrijgbaar bij het Ido Samson, beleidsmedewerker CLC-VECTA, +31(0)346 - 352 444.