Eerste Ronde Tafel Sessie voor AV-bedrijven in de Live Communication branche krijgt zeker vervolg.
Bewustwording, imago en collectiviteit centrale kernwoorden tijdens CLC-VECTA bijeenkomst

Houten, mei 2011 - Op woensdag 18 mei jl. vond tegen het decor van de AV Manifestatie in Expo Houten de eerste AV-Ronde Tafel Sessie plaats van brancheorganisatie CLC-VECTA. Tijdens de 2 uur durende sessie discussieerden de aanwezige Audio Visuele bedrijven openhartig over onderwerpen als aansprakelijkheid, algemene voorwaarden, prijsontwikkelingen binnen de branche en hoe AV in te zetten om eventdoelstellingen te verwezenlijken. Zowel voorafgaande als na afloop van de bijeenkomst was er de mogelijkheid de AV Manifestatie te bezoeken.

Onder leiding van CLC-VECTA directeur Riemer Rijpkema werd in een informele setting een aanzet gegeven tot een vervolgbijeenkomst na de zomer. Tijdens de eerste sessie waren partijen aanwezig als ACS Audiovisual Solutions, Bourgonje, JVR Audiovisueel, LiveLAB, Mansveld Expotech en PresTop.

Bewustwording
Op het gebied van aansprakelijkheid voerden de aanwezigen een open discussie na een helder en met aansprekende cases onderbouwd betoog van Frank Kappers, Claims Consultant bij Aon Risk Solutions. Frank Kappers wees een ieder op het belang van goede communicatie en heldere contracten. Slechte communicatie en slechte contracten zijn de hoofdoorzaken van veel schades in een toenemende claimcultuur. Ook een regelmatige update van verzekeringspolissen en algemene voorwaarden zijn vereisten als het gaat om de beperking van aansprakelijkheidsrisico´s.

´En 60% van de ondernemingen heeft de voorwaarden niet op orde blijkt uit onderzoek. Contract en voorwaarden zijn de essentie voor het minimaliseren van risico´s. Durf ook nee te zeggen tegen een claimbedrag vooraf, onderhandel dat uit voor het contract wordt getekend, niet achteraf´, aldus Frank Kappers. Duidelijk is dat het binnen de AV, zoals bij vele branches, ook gaat om een stuk bewustwording, bij opdrachtnemer en opdrachtgever, want niet alles is te dekken wanneer het gaat om een onderdeel van een event en gewerkt wordt met inhuur en onderaannemers. Frank Kappers: ´Vraag je ook oprecht af tegen welk bedrag je verzekerd bent en of je bijvoorbeeld wel opdrachten aan wilt nemen vanuit de Verenigde Staten? De claimcultuur is daar heel anders, the sky is the limit, en wil je dat dan wel?´

Prijzenslag en imago
De afgelopen periode is de AV branche, evenals vele andere (deel)branches, geconfronteerd met het fenomeen ´prijsvechters´. Producten en diensten worden geleverd binnen een ´prijzenslag´, tegen soms onmogelijk lage prijzen, waardoor de kwaliteit en daarmee het imago van de branche schade wordt berokkend. Geconcludeerd werd dat de toegevoegde waarde van de AV tijdens een event duidelijk gecommuniceerd dient te worden. Daar ligt de basis van alles. De aanwezige partijen hebben de wens uitgesproken te komen tot het creëren van een minimaal niveau met het collectief om de gewenste doelen te bereiken. De brancheorganisatie speelt daarin een belangrijke faciliterende rol, door leden te helpen op een bepaald niveau te komen. Het initiatief van de Ronde Tafel Sessie is hierin de eerste stap.

De rol van AV bij beurzen, congressen en evenementen wordt wellicht nog te vaak onderschat. Belangrijk is voor AV-leveranciers om vroegtijdig aan tafel te komen met de eindklant. Kwaliteit en vaardigheden zijn daarbij veelal van doorslaggevende betekenis. Ook op het gebied van offreren, dient goed naar de wensen van de klant gekeken te worden. Wil de klant echt alle details weten van alle apparatuur, of ontvangt hij liever een offerte waarin de klant herkent wat hij wil, waarin zijn belevenis tot uitdrukking komt zonder te vervallen in merken en typenummers? Met 3D visualisatie bijvoorbeeld, zoals door diverse deelnemers reeds wordt geleverd.

Vervolg
De deelnemers aan de eerste Ronde Tafel Sessie waren zeer enthousiast en een volgende bijeenkomst wordt dan ook zeker gepland. René de Kok, Commercieel Manager bij CLC-VECTA,: ´Samen met kennispartners als Aon zullen wij in september een vervolg geven aan deze eerste succesvolle sessie. Daarbij nodigen wij, naast de deelnemers aan de eerste sessie, wederom de andere bij ons aangesloten AV-bedrijven uit. Ook niet-leden actief binnen de AV zijn uiteraard welkom. Samen kunnen wij de Live Communication branche verder professionaliseren en profileren en de belangrijke rol van de AV in deze branche benadrukken.´

Riemer Rijpkema, directeur CLC-VECTA, tot slot: ´In de discussies zijn belangrijke collectieve punten naar voren gekomen. Frank Kappers heeft als deskundige de aanwezigen geattendeerd op een aantal belangrijke zaken in het algemeen, maar zeker ook voor de AV-branche in het bijzonder. Bewustwording, collectiviteit en imago spelen daarin zeker een belangrijke rol. Vandaar dat dit soort sessies belangrijk zijn, ook voor andere deelbranches waar wij als CLC-VECTA dergelijke sessies voor gaan initiëren. Samen met Aon en onze andere kennispartners zullen we enkele zaken nu verder oppakken en in een volgende AV-Ronde Tafel Sessie verder uitdiepen. Daarbij komen (collectieve) algemene voorwaarden, riskmanagement en projectmanagement zeker terug. Ook zullen wij samen met Aon een barometer opstellen waaruit de claimcultuur in de branche van jaar tot jaar blijkt.´