Meeting & Event Specialist

Omschrijving van onze organisatie:

Creators of Live is een creatief advies en organisatiebureau voor de meest uiteenlopende live events en live communicatie. Dit doen we wereldwijd vanuit onze passie voor unieke ervaringen in de brede pallet aan vergaderingen, evenementen, incentives en congressen (MICE).

Daarnaast heeft Creators of Live meerdere DMC-merken (destination management companies) voor o.a. Nederland, België en Luxemburg. Met onze DMC’s adviseren we zowel de nationale als internationale opdrachtgever bij het realiseren van hun evenementen, vergaderingen, incentives, meetings, product lanceringen en klant-evenementen.

Creators of Live is opgericht op 1 juli 2021, daarom nog klein in omvang en toch werkzaam voor grote zakelijke opdrachtgevers. We zoeken dan ook een ondersteunende collega die graag met ons kleine team wil investeren en bouwen aan de organisatie en elkaar.

In onze organisatie werken we vanuit de kernwaarden; liefde voor het hysterische vak en onze opdrachtgevers, respect voor onze aarde en bewust organiseren van diverse evenementen, interesse in de doelgroep van onze opdrachtgevers en de gasten, succes omdat we deze graag behalen en ook vieren!

Creators of Live is gevestigd in de mooiste vestingstad van Nederland, te weten Gorinchem. Dit is onze thuisbasis van waaruit we de vele evenementen in Nederland en internationaal organiseren. Je wordt zo veel mogelijk verwacht op ons kantoor in Gorinchem, maar zo nu en dan ga je mee met je collega's om producties te draaien.

Een dag bij Creators of Live:

Je begint je werkzaamheden tussen 08:00 - 09:00 uur

70% Het grootste gedeelte van de dag werk je offertes uit, onderhoud je klant contact, hou je actief contact met partners, maak je bevestigingen en zorg je voor de voorbereidingen. help je mee met de administratieve zaken van onze organisatie. Onder administratieve zaken valt te verstaan het verzorgen van de social media, nieuwsbrief en website.

20% Als de administratieve zaken geregeld zijn, dan is het tijd om deze tot uitvoering te brengen. Dit doen we veelal in Amsterdam of Brussel, maar ook ver daarbuiten. Hierbij is het fijn als je bereidt bent om in de avonden en weekenden te werken. En graag de reizen maakt naar de bestemmingen in de BeNeLux of daarbuiten.

10% Er is ook ruimte voor groei en ontwikkeling. Hierbij kijken we na verloop van tijd naar jouw talenten en ambities om deze verder te ontwikkelen. Tevens is er ruimte om te netwerken en je kennis te vergroten middels branche gerelateerde evenementen.

Tussen 17:00 - 18:00 uur is het einde van de dag en klaar om naar huis te gaan.

Omschrijving van de functie:

Als Meeting & Event Specialist werk je samen met onze Creative Event Producer en onze Event Project Manager. Met elkaar werken jullie toe aan het succesvol organiseren van diverse vergaderingen, evenementen, incentives en congressen (MICE) van onze verschillende opdrachtgevers. Bij het succesvol organiseren van de diverse evenementen zorg jij voor de ondersteunende werkzaamheden en bewaak gedurende het traject alle stappen, zodat we niets overslaan.

In jouw werkzaamheden ondersteun je de Event Project Manager bij het maken van voorstellen en presentaties, maak je reserveringen bij hotels, restaurants, diverse activiteiten voor teambuilding, vergader- en evenementlocaties om zodoende ervoor te zorgen dat alles geregeld is voor een evenement. Daarbij onderhoud je ook het contact tussen de verschillende partners en rapporteer je situaties aan de Creatieve Event Producer of de Event Project Manager.

Daarbij ben je ons jonge talent en ben je een kei in sociale media. In overleg met onze Creative Event Producer en/of Event Project Manager maak je de mooiste nieuwsbrieven, verzorg je de leukste posts online en help je onze online kanalen groeien.

We zijn een kleine organisatie en waar mogelijk investeren wij graag in je. Zo krijg je de kans om unieke bijeenkomsten bij te wonen van onze opdrachtgevers en daarbij je collega’s te ondersteunen. Ga je mee naar uitnodigingen van onze partners en krijg je na verloop van tijd de mogelijkheid jezelf verder te ontwikkelen door middel van trainingen.

Resultaat gebieden

Presentaties: In samenwerking met de Event Project Manager en/of Creative Event Producer ondersteun je hen bij het maken van de mooiste presentaties in Power Point en/of Canva. Deze presentaties dienen ter illustratie van het voorstel dat is opgesteld door de Event Project Manager, en welke aan de opdrachtgever verstrekt zal worden t.b.v. het bevestigen van de evenement opdracht aan Creators of Live.

Reserveringen: In samenwerking met de Event Project Manager en/of Creative Event Producer plaats je reserveringen die nodig zijn voor het uitvoeren van het evenement. Deze reserveringen zijn o.a. met vergader- en evenementenlocaties, hotels, entertainment, transfers, hostessen en alle andere voorkomende services.

Kleinschalige evenementen van A tot Z: In overleg met je collega’s organiseer je volledig zelfstandig je eigen evenementen en hou je hierbij contact met de opdrachtgever en de partners. Je organiseert dit volledig van A tot Z en houdt hierbij nauw overleg met de Event Project Manager en/of Creative Event Producer. In dit proces neem je de aanvraag in behandeling, vraag je de offertes uit, bewaak je de budgetten, presenteer je het voorstel, pas je deze aan indien nodig, bevestig je de reserveringen, begeleid je je eigen evenement indien nodig en zorg je voor de evaluatie.

E-mail beheer: Je beheert je e-mails en het contact met onze partners en opdrachtgevers.

Sociale media: Je verzorgt op een creatieve en leuke wijze de sociale media van ons bedrijf waarbij we ons bedrijf continue blijven uitdragen, met als doel de naamsbekendheid van Creators of Live en onze DMC-merken te vergroten en meer volgers aan te trekken.

Nieuwsbrief & Website beheer: Je helpt bij het meeschrijven van unieke blogs voor onze website. Je zorgt ervoor dat deze blogs voldoen aan SEO-optimalisatie. Uiteraard doe je dit in samenspraak met je collega’s.

Ondersteuning: Je werkt nauw samen in een klein team en je bent flexibel inzetbaar. Zo ondersteun, je hierbij je collega’s waar mogelijk met de verdere werkzaamheden waar mogelijk. Het kan voorkomen dat je ondersteunt bij het opstellen van de offertes en draaiboeken of dat je aanwezig ter plaatse tijdens een evenement gewenst is.

Wat breng je mee? Wie ben jij?

• Je hebt al enige ervaring met het plannen en regelen van reserveringen bij onze partners voor hotelovernachtingen, transfers, restaurants, decoratie, private dinings, entertainment, AV, fotografie, etc.
• Kennis van vaktermen als MICE, DMC, Hospitality Services, DDR is een pré
• Je hebt een uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal, een aanvullende taal is een pré.
• Je bent gastvrij en servicegericht, netjes en in staat om te werken en kunt je aanpassen naar iedere situatie. Je thuis voelen in een exclusieve en luxueuze omgeving is een duidelijk pluspunt.
• Je kunt luisteren, belangstellende vragen stellen en oplossingen in kaart brengen voor onze opdrachtgevers.
• Uitdagingen ga je dus niet uit de weg en je bent vooral oplossingsgericht.
• Je werkzaamheden zijn voornamelijk op kantoor, maar ook zal af en toe gereisd worden.
• Je hebt geen 9 tot 5 uur mentaliteit, en zou ook in de avonden of weekenden kunnen werken als dat nodig is.
• Wanneer (opbouwende) kritiek gegeven wordt, ervaar je dit als een leerproces.
• Daarnaast breng je gezelligheid, positieve energie en teamspirit mee.

Opleiding en ervaring?

• Je hebt een evenementen-, hotel-, toerisme opleiding succesvol afgerond
• Je hebt minimaal 2-3 jaar ervaring in de evenementen / hospitality branche
• Je bent in het bezit van een auto en hebt rijbewijs B.

Ruimte tot verdere ontwikkeling?

Er is veel ruimte tot groei in onze kleine organisatie. Jouw inzet, initiatieven en ideeën worden gewaardeerd en daar gaan we mee aan de slag. Samen in een nauw team verband werken we verder aan jouw groei en ontwikkeling én de groei van onze organisatie.

• Je hebt ambitie en passie voor ons vak
• Je herkent je in onze kernwaarden
• Je bent gedreven om te leren en je verder te ontwikkelen om samen te groeien

Arbeidsomstandigheden.

Je wilt vast weten waar je precies komt te werken. Ons kantoor bevindt zich in het kantorenpand aan de Stationsweg te Gorinchem. Dit is een zakelijke omgeving, waarbij representatief gekleed gewenst is. Verder staat er altijd een vers kopje koffie of heerlijke thee voor je klaar.

En dit wil je vast ook weten;)

Naast je maandelijkse salaris met vakantiegeld toeslag zijn er nog de volgende secundaire arbeidsvoorwaarden van toepassing.

• Uiteraard een passend salaris op basis van de functie en jouw ervaringen
• Zakelijke laptop
• Mooi en licht kantoor
• 25 vakantiedagen op basis van een 40 uur werkweek.
• Veel eigen verantwoordelijkheid en goede initiatieven worden gewaardeerd
• We investeren in elkaar door middel van trainingen en opleidingen
• We vieren successen met etentjes en uitjes
• Korte lijnen, open communicatie
• Overwerk word gecompenseerd in vrije tijd
• Woon/werk-vergoeding à € 0,23 p. km tot maximaal 35 km

Stuur je sollicitatie naar jacco@creatorsoflive.com