Deze week kwam het bericht naar buiten dat KLM de komende maanden verschillende vluchten annuleert omdat er toestellen tijdelijk niet gebruikt kunnen worden vanwege technische mankementen. Op het moment dat de luchtvaartmaatschappij laat weten dat de door jouw geboekte vlucht niet doorgaat, de tijden veranderen of de vlucht overboekt is, heeft dat meteen gevolgen voor je incentive. Waar heb je recht op en wat moet je zelf regelen? Hieronder zetten we het voor je op een rij, van de vergoeding voor deelnemers tot de extra kosten voor jouw organisatie.
Europese regels
De Europese regels voor vliegtuigpassagiers staan in Verordening 261/2004. Ze gelden voor vluchten die vertrekken vanuit de EU, ongeacht de luchtvaartmaatschappij. Vlieg je van buiten de EU naar de EU, dan gelden ze bij een EU-luchtvaartmaatschappij. Ook een zakelijke reis of groepsboeking valt onder deze regels. In de wetgeving is vastgesteld onder welke omstandigheden en op welke compensatie / vergoeding je recht hebt.
Als er sprake is van overmacht
Soms kan de luchtvaartmaatschappij weinig aan de situatie doen. Denk aan weersomstandigheden waardoor vliegen onmogelijk is of een gesloten luchtruim. In de regels heet dit “buitengewone omstandigheden”. De maatschappij moet uitleggen en aantonen waarom de vlucht hierdoor werd verstoord en waarom zij dat met redelijke maatregelen niet kon voorkomen. Alleen “overmacht” als reden noemen is dus niet genoeg. Een gewoon technisch probleem valt daar meestal niet onder.
Bij overmacht hoeft de maatschappij vaak geen vaste vergoeding te betalen. Wel hebben de reizigers de keuze: hun ticketgeld terug of een andere reis onder vergelijkbare omstandigheden. Dat kan zo snel mogelijk of, als er plek is, op een later moment naar keuze. Wachten deelnemers op het eerst mogelijke alternatief, dan moet de maatschappij zo nodig eten, een hotel en vervoer tussen het hotel en de luchthaven regelen. Goed om te weten: ook bij vertraging kan recht bestaan op eten en drinken. Vanaf wanneer hangt af van de afstand van de vlucht. Loopt het vertrek minstens vijf uur uit, dan kan de reiziger besluiten niet meer te gaan en terugbetaling vragen.
Als de maatschappij zelf besluit de vlucht te schrappen
Annuleert de luchtvaartmaatschappij omdat er te weinig tickets zijn verkocht? Of zijn er meer tickets verkocht dan stoelen beschikbaar? Dat zijn normaal gesproken keuzes en risico’s van de maatschappij zelf. Zij kan zich dan niet zomaar op overmacht beroepen. Naast terugbetaling of ander vervoer en hulp tijdens het wachten, kan een vaste vergoeding verschuldigd zijn.
Bij annulering is de timing belangrijk: hoort de deelnemer het minstens veertien dagen voor vertrek, dan is er geen vaste vergoeding. Ook bij korter bericht kan een aangeboden alternatief een uitzondering opleveren, afhankelijk van de vertrek- en aankomsttijden.
Hoogte van de vergoeding
De vaste vergoeding geldt per deelnemer en hangt af van de afstand, niet van de ticketprijs.
| Vluchtafstand | Compensatie |
| Tot en met 1500 km | € 250 |
| Meer dan 1500 km binnen de EU en overige vluchten van 1500 tot 3500 km | € 400 |
| Overige vluchten van meer dan 3500 km | € 600 |
Ook bij aankomst met minstens drie uur vertraging kan een deelnemer recht hebben op deze vergoeding. Op een lange vlucht buiten de EU kan €600 bij drie tot vier uur vertraging worden gehalveerd tot €300. Ook bij een vervangende vlucht kan een lagere vergoeding gelden. Zijn aansluitende vluchten samen geboekt, dan telt meestal de vertraging op de eindbestemming.
Belangrijk om te benoemen: de vaste vergoeding van €250 tot €600 is in principe voor de deelnemer. Dat jij de tickets hebt betaald, betekent niet dat dit bedrag naar jouw bedrijf gaat. Je kunt de aanvraag wel voor deelnemers regelen als zij je daarvoor toestemming geven met een machtiging. Wil je de vergoeding zelf ontvangen, dan is bijvoorbeeld een geldige overdracht van hun claim nodig. Je eigen extra kosten staan hier los van.
En als alleen de vliegtijden veranderen?
Kijk vooral naar wat er verandert, niet alleen naar hoe de maatschappij het noemt. Meer dan een uur eerder vertrekken telt volgens de Europese rechter als een annulering. Later vertrekken kan een vertraging zijn. Wordt de oorspronkelijke vlucht geschrapt en vervangen door een andere, dan kan dat een annulering zijn. Een kleine tijdswijziging levert niet automatisch een vergoeding op, maar kan natuurlijk wel je programma in de war sturen.
Extra kosten en wat je meteen kunt doen
Een extra transfer, een gemiste activiteit of het annuleren van programmaonderdelen of verblijf kan extra kosten opleveren. De vaste vergoeding voor deelnemers dekt niet automatisch jouw bedrijfsschade. Vraag daarom de luchtvaartmaatschappij schriftelijk waarom de vlucht verandert en welke alternatieven zij aanbiedt. Informeer de deelnemers, bespreek de gevolgen voor het programma met je opdrachtgever en spreek af wie de vergoedingen aanvraagt. Regel daarvoor de benodigde machtigingen. Houd je eigen extra kosten apart bij en controleer je afspraken met de maatschappij en je opdrachtgever voordat je definitief afrekent. Of je deze kosten vergoed krijgt, hangt onder meer af van wie het contract heeft gesloten, wat daarin is afgesproken en de dekking van een eventuele incentiveverzekering. Heb je zo’n verzekering? Neem dan direct contact op met je assurantietussenpersoon om te bespreken welke kosten mogelijk gedekt zijn.
Nieuwe wetgeving op komst
In juli 2026 heeft de Europese Commissie herziene regels voor de rechten van luchtvaartpassagiers aangenomen. Het gaat om de eerste grondige herziening van deze regels in meer dan twintig jaar. De nieuwe regels moeten volgende zomer van kracht worden. Tot dan zijn de bestaande EU-regels blijven gebruiken.
Belangrijkste wijzigingen en behouden rechten na inwerkingtreding van de herziening
• Compensatie bij vertraging of annulering: Het bestaande compensatiesysteem blijft behouden:
• €250 voor vluchten tot 1.500 km.
• €400 voor vluchten tussen 1.500 en 3.500 km.
• €600 voor vluchten van meer dan 3.500 km.
• Recht op compensatie bij een vertraging van meer dan 3 uur of een annulering korter dan 14 dagen van tevoren.
• Gratis handbagage: Standaard handbagage moet voortaan gratis in de basisprijs van het ticket zitten (wel kan er korting worden gegeven aan passagiers die geen handbagage meenemen).
• Verzorging op de luchthaven: Duidelijkere regels voor verzorging tijdens het wachten (drank elke 2 uur, maaltijd na 3 uur vertraging en hotelovernachting tot 3 nachten indien nodig).
• Kortere termijnen voor claims:
• Een claim moet binnen 9 maanden worden ingediend.
• De luchtvaartmaatschappij moet binnen 30 dagen reageren of uitbetalen.
• Extra's: Kosteloze naamcorrectie of het printen van een instapkaart op de luchthaven.
Tijdens de onderhandelingen is gesproken over het aanpassen van de bedragen. Spanje wilde dat ze periodiek konden worden bijgesteld. Consumentenorganisaties wezen erop dat dezelfde bedragen sinds 2004 minder waard zijn geworden. Zij verzetten zich ook tegen lagere vergoedingen en langer moeten wachten op een vergoeding. De uiteindelijke keuze is duidelijk: de wetgever heeft de vaste bedragen niet verhoogd. Een voorstel van de Raad uit 2025 om bij vertraging pas na vier of zes uur te vergoeden en bedragen van €300 en €500 te gebruiken, heeft het evenmin gehaald. De wijzigingen gaan dus vooral over duidelijkere afspraken en het regelen van alternatieven. Er komt geen algemene hogere vergoeding voor schade aan je incentiveprogramma.
Heb je vragen over bovenstaande en / of jouw wettelijke verplichtingen onder de Richtlijn Pakketreizen als incentiveorganisator? Neem dan contact op met Dineke Philipse via dineke@clcvecta.nl.