Trends in associatie congressen

De Union of International Association (UIA) verenigt duizenden verenigingen, die bijna allemaal ook frequent meetings en congressen organiseren. Jaarlijks publiceren zij hun statistieken, inclusief landen en steden top-10 van meest populaire congresbestemmingen.

In 2013 hielden zij voor de vijfde keer een grootscheeps onderzoek naar de meetings en congressen van hun leden. Patronen, gebruiken, uitdagingen en trends werden in kaart gebracht en de resultaten zijn bedoeld om iedereen die betrokken is bij de organisatie en uitvoering van verenigingscongressen te helpen.

Enkele uitkomsten en trends:

• 74% van de verenigingen wordt gerund door vrijwilligers
• Frequentie: Ruim 95% organiseert op regelmatige basis (minimaal om de 3 jaar) een of meerdere grote internationale bijeenkomsten
• September-Oktober en Mei-Juni zijn de favoriete periodes om de bijeenkomsten te organiseren (samen ruim 67%) * Ruim 51% van de grootste bijeenkomsten van elke vereniging wordt in Europa georganiseerd
• Congrescentra, Hotels en Universiteiten zijn de voorkeurslocaties
• De grootste zorgen voor de verenigingen zitten in lagere deelnemeraantallen (54,9%), de financiering van de congressen (met name het gebrek aan of de lagere bijdragen van sponsoren en exposanten - 53,1%) en reisgerelateerde zaken zoals budgetbeperkingen, reiskosten en visaproblemen (42,5%)
• Er is nog veel terrein te winnen op gebied van MVO: Bijna de helft van de deelnemers gaf aan dat MVO geen rol speelt bij hun meetings. Voor 30% is het wel een issue en de overigen weten niet zeker in hoeverre MVO meespeelt. 55% voert ook geen specifieke groene maatregelen door in hun meetings.
• Virtuele Meetings staan nog in de kinderschoenen - Voor twee-derde van de organisatoren is er nog geen sprake van virtuele componenten in hun meetings. 16% biedt momenteel online streaming van de content en nog eens 13% registreert en biedt de opgenomen videocontent later 'on demand' aan.
• Wie organiseert de congressen? Ruim 65% van de meetings wordt door de lokale leden of vereniging van het gastland georganiseerd. 19% van de meetings worden door de in-house meeting planning afdeling gerund en in 15% van de gevallen wordt een lokale pco in het gastland ingeschakeld voor de organisatie. Een core-pco (die alle meetings voor een vereniging managen, ongeacht de bestemming) vinden we terug bij 10% van de meetings.
• Wie beslist? Een interessante vraag is altijd wie de knoop doorhakt over de bestemming voor het volgende congres. Ruim een kwart van de verenigingen moet de Algemene Ledenvergadering raadplegen om dit besluit te kunnen nemen, terwijl 38% het besluit kan nemen in congrescommissies of -raden. De uitvoerende executie(s) van een vereniging kunnen in 29% van de gevallen de keuze bepalen.
• Bid Packages - 15% van de verenigingen brengt een formeel bid manual uit, terwijl bijna de helft (45%) een minder formele procedure kent en gebruik maakt van bijvoorbeeld een lijst met regels of richtlijnen. Zo'n 18% maakt helemaal geen gebruik van bid-documenten en 16% geeft aan dat alle voorwaarden als in de statuten of huishoudelijk reglement vermeld staan.

Deze en nog veel meer interessante weetjes over de internationale associatie congresmarkt kan je terugvinden in de UIA Meetings Survey, die je hier gratis kan downloaden.

Bron: CongresWereld